Publié pour la première fois en janvier 2017

Au-delà de la conformité : Suivre ou ne pas suivre, telle est la question !

La réponse à cette question est simple si la formation est liée à la conformité. Vous suivez ! C'est une évidence ! La formation est dans un Système de gestion de l'apprentissage; si c'est de la formation en ligne, elle est conforme SCORM, ce qui signifie que quel que soit le développeur, elle sera suivie dans le LMS. Sur demande, des rapports peuvent être extraits du système pour prouver que votre entreprise a dispensé une formation suffisante à vos employés.

En fonction de votre secteur d'activité, les organismes de réglementation exigeant ces informations pourraient inclure :

• Commission de la qualité des soins (CQC)
• Health & Safety Executive (HSE)
• Autorité des services financiers (ASF)
• Bureau du commissaire à l'information (ICO)
• Agence américaine des produits alimentaires et médicamenteux (FDA)

Ils sont tout-puissants et pourraient fermer une entreprise s'ils ne sont pas satisfaits, par conséquent, la formation de conformité devrait être suivie. Comme la plupart des employés, sinon tous, doivent suivre cette formation et personne ne doit passer à travers les mailles, l'attribution automatique du contenu à l'apprenant est préférable. Il est donc idéal que le contenu de conformité soit lancé et géré à partir d'un LMS.

Formation obligatoire ou non ?

Cependant, que faites-vous si la formation n'est pas obligatoire ? Qu'en est-il de vos équipes de vente, qui pourraient vendre des voitures, des vacances, des médicaments, des assurances, des produits bancaires, des téléphones, des télévisions, la liste est infinie. Comment faites-vous pour que vos équipes de vente soient formées et mises à jour sur les nouveaux produits ? Quelles formations, ressources, informations ou communications sont utilisées et où sont-elles disponibles ? Comment cela est-il rendu accessible à vos concessionnaires, courtiers ou affiliés qui pourraient préférer des informations dans différents formats ou langues en fonction de leur taille et de leur culture ?

Vous utilisez peut-être des réunions de vente en face à face pour la formation sur les produits avec des experts en la matière ou des développeurs qui apportent des éclaircissements précieux pour faciliter la compréhension et répondre aux questions. Mais qu'en est-il des apprenants qui manquent cet événement unique ? Si le public est suffisamment important et que les économies d'échelle entrent en jeu, il peut être justifié d'engager des dépenses pour créer des modules d'e-learning, bien qu'un délai important puisse s'écouler avant qu'ils ne soient disponibles. Nous pourrions également inclure les jeux, les simulations et la réalité virtuelle dans cette catégorie, car ils sont coûteux et nécessitent du temps à créer. L'enregistrement de l'événement en face à face pourrait être une option ; la création de vidéos, de webinaires, de PDF, de présentations PowerPoint ou même de livres électroniques pourrait également satisfaire certains apprenants.

Faut-il suivre l'utilisation de ces ressources ? Par certains aspects, probablement pas. Si vos commerciaux vendent bien vos produits ou services avec un profit acceptable, les questions pourraient ne pas être posées. Cependant, quand les choses se corsent et que chaque dépense doit être justifiée, il serait formidable de savoir quelles ressources sont les plus utiles et quelle est la manière la plus rentable de les distribuer. Cette vidéo d'une heure créée professionnellement, le apprenant l'a-t-il regardée jusqu'au bout ? A-t-elle été mise en pause, rembobinée ou quittée après seulement les deux premières minutes ?

Ce type de connaissance serait inestimable. Alors, comment pouvons-nous rassembler ce type d'informations en un seul endroit, puis les analyser ? Voulons-nous tout dans le LMS ? Si une grande partie du contenu s'y trouve déjà et que le LMS dispose d'excellents outils d'analyse et de reporting, alors c'est peut-être le bon endroit. Cependant, il y a de fortes chances que votre organisation ait plus d'un LMS et que de nombreuses ressources soient conservées sur votre site Web ou votre intranet. Alors, devriez-vous tout déplacer dans le LMS ?

Un LMS utilisant SCORM peut suivre si quelque chose est terminé ou non, mais il ne vous indiquera pas la progression de l'apprenant. Si l'LMS est correctement configuré, il peut vous indiquer si un document a été ouvert, si la vidéo ou le webinaire a été lancé, mais peu de choses de plus.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la progression des utilisateurs, la fréquence d'utilisation et de référence, des informations qui aideraient les développeurs des ressources à comprendre les domaines à améliorer et quels produits étaient les plus populaires, alors envisagez de suivre le contenu à l'aide de l'Experience API (xAPI).

Les Learning Record Stores (LRS) xAPI sont des bases de données où toutes les données provenant de diverses sources peuvent être stockées, analysées et rapportées. Si vous avez plusieurs LMS, un intranet où les gens accèdent aux ressources, un système de vente enregistrant qui a vendu quoi, alors toutes ces données peuvent être fournies à un LRS.

Si l'utilisation de l'apprentissage est suivie en conjonction avec les résultats des ventes, cela aidera votre prise de décision sur la manière la plus efficace et efficiente de fournir à chaque employé ce dont il a besoin pour réussir dans votre entreprise.

Cet article, écrit par la chercheuse principale Fiona Leteney, est d'abord paru dans Magazine E-learning Age.